Gestión de tareas

Todo lo que se describe en este artículo funciona igual tanto si escribes el comando como si lo dictas en un mensaje de voz.

UTasks entiende mensajes de voz (y de texto) libres en cualquier idioma y los convierte en tareas, acepta cambios en las tareas y extrae tareas de las notas de las reuniones.

No hay que memorizar ninguna sintaxis de comandos: basta con dictar o escribir una indicación o una petición tal como le plantearías normalmente una tarea a un compañero.

Modos

Veamos todos los modos por orden, de los más sencillos a los más complejos.

Crear una tarea

El caso más sencillo: dicta un texto normal, por ejemplo, «crea una tarea para Pablo para el miércoles que viene». Del resto se encarga el bot:

• Reconoce el nombre. El bot relaciona «Pablo» o «Pablo Ortega» con el usuario real de Telegram, aunque su nombre de usuario esté escrito de otra forma, por ejemplo Paul.

• Reconoce la fecha. «El miércoles que viene», «el viernes de la semana que viene», «el primer domingo de septiembre» y frases parecidas se convierten en una fecha concreta.

Editar una tarea

Una tarea creada se puede editar de la misma forma, con un mensaje de voz. Puedes añadir un comentario, cambiar la prioridad, el estado o la fecha, y añadir o quitar a un asignado.

Hay dos formas de indicarle al bot qué tarea editar:

• Por número. El número de una tarea son dos letras latinas (el código del proyecto), un guion y un número, por ejemplo IN-12. Si dictas dentro del chat de un proyecto concreto, puedes omitir las letras: el bot ya sabe a qué proyecto se refiere el comando, así que basta con decir el número: «Adelanta una semana la fecha de la tarea 110».

• Por orden de creación. Por ejemplo: «Cambia el asignado de la última tarea creada de Kamil a Lena»: el bot encuentra la tarea y hace el cambio.

En los mensajes privados no hace falta escribir nada más: el bot responde enseguida.

En los chats de proyecto, después del mensaje de voz hay que enviar por separado el comando AI (sin texto: todo lo que dijiste antes por voz ya se toma como contenido del comando).

Crear tareas en bloque a partir de una lista

La función más potente: dicta un único mensaje de voz largo (digamos, de 5 minutos) y enumera de una vez 10–15 tareas para distintos asignados, con fechas, prioridades y estados diferentes.

El bot analiza todo el mensaje y muestra el resultado como una lista: autor, asignado, fecha, prioridad, etc. de cada tarea. Debajo de la lista hay un botón con el número de cada tarea. Si el bot se equivocó en un par de puntos (digamos, el 7.º y el 9.º), toca los botones con esos números para excluirlos y después toca «Aplicar»: solo se crean las tareas seleccionadas (por ejemplo, 8 de 10).

Editar tareas en bloque a partir de una lista

El mismo principio sirve para los cambios. Después de revisar las tareas que acabas de crear, puedes dictar otro mensaje largo con correcciones para varios puntos a la vez: reformular el texto, añadir un asignado, ajustar la prioridad, todo de una vez.

Después del comando AI, UTasks muestra una lista de los cambios propuestos con los botones «Aplicar / No aplicar» debajo de cada punto.

Puedes combinar los modos: crear tareas nuevas y editar las existentes de una sola vez.

Transcribir llamadas de audio y vídeo

Otra forma de obtener las notas de una reunión es una llamada normal de audio o vídeo en Telegram (esta función del mensajero funciona por sí sola). Así se hace:

• Antes de la llamada, activa sin falta la grabación: sin este paso, el bot no escucha ni graba nada por su cuenta.

• Después de la llamada, la grabación llega automáticamente a los «Mensajes guardados» de la persona que tocó «Iniciar grabación».

• Reenvía la grabación al chat de grupo.

Importante: para que el bot reconozca por sí solo el audio reenviado como la grabación de una reunión, tiene que ser administrador del chat.

• Envía el comando AI: el bot transcribe la grabación y asigna las tareas a los participantes, igual que en el modo reunión.

Limitación actual: los audios y mensajes de voz de más de una hora no se pueden transcribir; todo lo que dure hasta una hora funciona sin límites.