Nuestros mayores errores y lo que viene

Creamos un gestor de tareas dentro de Telegram y en el primer año llegamos a 60.000 usuarios. En este artículo quiero hablar de nuestros planes y de los errores que cometimos por el camino. Empecemos por los errores.

El error principal: lo construimos todo, pero no explicamos casi nada.

«Si hay que explicarlo, no hace falta explicarlo» queda genial en los guiones dramáticos y en las recopilaciones de frases motivadoras. Pero si estás lanzando un producto nuevo, apunta esa frase, táchala por completo, pásale un algodón con alcohol y sustitúyela por una guía sólida y detallada. A ser posible, con imágenes. A ser posible, en varios idiomas.

En 2025 no basta con hacer algo cómodo: también hay que enseñar a la gente a usarlo. Guiarla con ejemplos. Explicarle cómo configurarlo para lo que necesita.

¿Y qué hicimos nosotros? Nos enterramos en el desarrollo. La documentación llegó tarde. Los videotutoriales se grabaron como algo secundario. Los análisis de casos de uso se quedaron en el montón de «de verdad que tenemos que ponernos con esto».

En resumen, subestimamos lo mucho que importa la comunicación.

En el próximo ciclo vamos a apostar fuerte por la formación, las explicaciones y el soporte. Es una de nuestras prioridades clave para crecer.

Error n.º 2: subestimamos lo mucho que los usuarios de Telegram esperan que todo sea sin fricciones (y no es una crítica).

Telegram es un mercado enorme: tráfico barato, una barrera de entrada baja y una incorporación sin esfuerzo. Nada que descargar, nada que instalar, ningún registro. Tocas «Iniciar» y ya estás en el producto.

Pero esa facilidad tiene un precio: en cuanto le pides al usuario que rellene algo o que dé cualquier dato extra de entrada, se convierte en un obstáculo insalvable en una pista de velocidad. Se va.

Lo vivimos en primera persona. Teníamos exactamente un botón de más: no un formulario, no un CAPTCHA, no una pantalla de inicio de sesión. Solo un botón. Y para muchos usuarios fue lo último que vieron.

Lo curioso es que esas mismas personas, en la App Store, aguantan sin problema cinco pantallas de bienvenida, escriben un correo, crean una contraseña, eligen el color del tema y confirman que no son un robot. En Telegram, dales un solo motivo para detenerse al principio y desaparecen.

La lección: cuanto más sencillo, mejor. Menos pantallas, más conversión.

Error n.º 3: nos daba miedo parecer insistentes.

Somos un equipo pequeño. Todos somos gente educada y considerada, que respeta los límites y que arrastra un ligero trauma por las notificaciones de las apps de meditación.

Así que durante mucho tiempo nos convencimos de que estábamos por encima de los recordatorios y las notificaciones. Teníamos un gran producto: seguro que se promocionaría solo.

En la práctica, los extremos no funcionan. Quedarse callado es tan error como el spam agresivo. Un mensaje sencillo que avisa a los usuarios de una función nueva, con un enlace corto para saber más, no molesta. Ayuda. Mantiene viva la relación, hace que la gente vuelva y mejora la retención.

De hecho, nos daba vergüenza enviar a los usuarios un enlace a nuestro propio canal. ¿Y si les parecía demasiado? ¿Y si pensaban que, horror de los horrores, nos estábamos haciendo publicidad? Al fin y al cabo, no somos un servicio de sushi a domicilio. Quien quiera el enlace lo encontrará en nuestro perfil.

Ahora estamos corrigiendo el rumbo. Una comunicación inteligente y oportuna no es el enemigo. Como todo, es cuestión de equilibrio: hablar con los usuarios como personas, sin caer en la presión psicológica, pero sin susurrar desde el sótano.

Basta de autocrítica. ¿Qué viene ahora?

Esto es en lo que estamos trabajando y lo que llegará pronto a los usuarios.

Filtros personalizados: en desarrollo

Ahora cada proyecto tiene tres filtros por defecto: Todas, Autor y Asignadas. Útiles, pero limitados.

Queremos darte más control: la posibilidad de crear tus propios filtros, adaptados a tu forma de trabajar. Por ejemplo: «Todas las tareas asignadas a Arturo con fecha límite mañana» o «Tareas atrasadas con la palabra “error” en el título».

Los filtros serán flexibles y potentes: parámetros combinables, plantillas que se pueden guardar y cambio rápido entre conjuntos de filtros.

También permitirán crear subproyectos dentro de un proyecto principal: etiqueta las tareas que correspondan, crea un filtro para esa etiqueta y tendrás un proyecto hijo limpio y compacto que nace del principal.

Los filtros son control y concentración a la vez, y ahorran mucho tiempo cuando gestionas una carga de trabajo de verdad y no un puñado de tareas.

Los lanzaremos por fases: primero en los proyectos, para probar el mecanismo y ver cómo los usas de verdad. Después los ampliaremos a las áreas. El objetivo final es que puedas añadir bloques personalizados directamente en la pantalla de inicio, junto a Todos, Hoy y Mañana, para montar un panel que encaje con tu forma de trabajar.

Prioridad número dos: aprender a explicarnos

Como decía antes, crear un gran producto no basta por sí solo. Hay que contar cómo se usa.

Por eso, nuestro segundo foco clave es un sistema de bienvenida bien hecho y humano. El plan:

• Vídeos cortos sobre los principales casos de uso
• Artículos y guías
• Una sección propia dentro del bot donde todo esté ordenado de forma lógica, para que los usuarios nuevos se pongan al día cómodamente y los veteranos encuentren rápido lo que necesitan
• Documentación en inglés, porque el público de Telegram hace tiempo que superó el mercado de habla rusa, y esperar que los usuarios lean en ruso es, como mínimo, presuntuoso

Prioridad número tres: una versión web completa (incluido el modo de pantalla completa en Telegram)

Esto es sencillo: sin una versión web, sencillamente no podemos competir en serio en nuestro sector. Es un paso grande e imprescindible.

Lo sabemos y ya estamos haciendo prototipos de las interfaces. Los resultados pintan muy bien: en algunos aspectos, más limpios e intuitivos que el diseño actual.

Queremos lanzarla cuanto antes, pero no vamos a precipitarnos. Queremos hacerlo bien, para que sea una herramienta de trabajo real desde el primer día y no un simple folleto en la web.

El plan es crear tanto una versión web independiente, con un diseño pensado para trabajar cómodamente con tareas, proyectos y filtros, como un modo de pantalla completa en Telegram para quienes quieren quedarse dentro del mensajero sin renunciar a una buena experiencia de uso.

La pantalla completa es solo el principio

Cuando el modo de pantalla completa esté disponible, se abrirá toda una serie de vistas nuevas para las tareas. Cosas que resultaban incómodas en el bot por fin tendrán sentido como herramienta de trabajo de verdad.

Lo primero: Kanban. No es negociable: el primer comentario sería sin falta «¿Cuándo vais a añadir tableros?».

Lo segundo: la vista de tabla.

Y, por supuesto, un calendario, por proyecto y en la pantalla de inicio.

En resumen, la pantalla completa no es solo un lienzo más grande. Es la plataforma de lanzamiento para el tipo de visualización que necesita cualquier gestor de tareas serio.

Integración con calendarios: Apple, Google y sentido común

Una vista de calendario dentro de la app está muy bien, pero si ya tienes un calendario que te encanta (y seguramente lo tienes), quieres tenerlo todo en un mismo sitio.

Por eso planeamos la integración con Apple Calendar y Google Calendar.

No intentamos adelantarnos al sector. Lo abordamos desde otro ángulo: no romper tus costumbres, sino encajar en ellas con una herramienta que entre de forma natural en tu ritmo diario.

Sincronizas → las tareas del bot aparecen donde de verdad miras → las tareas están donde está tu tiempo. Tiene sentido, ¿verdad?

Más dentro de Telegram: una integración más estrecha

Otro objetivo clave es reforzar la conexión entre Telegram y el gestor de tareas.

Sinceramente, durante mucho tiempo pensé que eso ya lo teníamos resuelto. Vivimos dentro de Telegram, todo funciona, todo está ahí mismo. Después, un par de docenas de entrevistas con clientes me curaron rápido de esa sensación.

Resulta que «cómodo» no significa «funciona», sino «funciona como esperas». Y aquí tenemos mucho margen para mejorar.

Gracias a todos los que compartieron sus ideas, nos llevaron la contraria, hicieron sugerencias y señalaron los puntos débiles: de ahí salen precisamente las mejores mejoras. Ya hemos tomado nota de tus ideas y pronto mostraremos cómo Telegram y un gestor de tareas pueden trabajar juntos de forma más estrecha e inteligente.

Informes: los últimos de la lista, pero no los menos importantes

En algún momento necesitas ver qué está pasando de verdad: dónde hay retrasos, cuántas tareas se abrieron y cuántas se cerraron, qué ha estado haciendo Arturo en realidad, etc.

Por eso los informes están en la hoja de ruta.

En la primera fase haremos una exportación sencilla a un archivo que puedas abrir en Excel, cargar en Google Sheets o llevar a una herramienta de BI, y analizar los datos como quieras.

Después iremos adonde nos lleven los datos: si a la mayoría de los usuarios les bastan los casos básicos, añadiremos informes integrados directamente en la interfaz.

¿Y ahora qué?

Hay mucho en marcha, y no lo he contado todo. Algunas cosas todavía se están estudiando, otras están en fase experimental y otras aún se están debatiendo.

Pero lo principal que quiero decir es esto: no nos quedamos quietos. Seguimos avanzando, analizando las opiniones, mejorando, rehaciendo y lanzando.

Nuestro objetivo es crear un gestor de tareas al que la gente de verdad quiera volver cada día.

Tú, nuestro usuario, eres la principal fuente de nuestras mejoras, ideas y motivación. Si has leído hasta aquí, considérate ya parte del equipo.

Gracias por estar con nosotros. Lo mejor está por llegar.

Denis, enero de 2025