Cómo empezó todo

Hemos creado un gestor de tareas dentro de Telegram. Ahora puedes asignar tareas a los miembros de tus chats.

«Tenemos un mensajero corporativo y un gestor de tareas, pero el equipo sigue hablándolo todo en Telegram…». Se lo oía una y otra vez a los directivos que conocía, y lo veía pasar en mis propios equipos. Así que decidí crear un gestor de tareas directamente dentro de Telegram.

¿Cómo surgió la idea?

Es sencillo. Piensa en cómo arranca cualquier proyecto. La gente se reúne, habla las cosas y crea un chat de Telegram. Pasó en todos y cada uno de los equipos con los que he trabajado, incluso en sitios que promovían activamente sus propios mensajeros corporativos y gestores de tareas.

Durante un par de años dirigí la oficina de Sber en Innopolis y lo vi con mis propios ojos: lo tenían todo hecho en casa, bases de conocimiento, gestores de tareas, mensajeros. Un estado dentro del estado, un universo propio. E incluso allí, en cuanto surgía un proyecto nuevo, lo primero que hacía todo el mundo era abrir un chat de Telegram. Algunos compañeros, e incluso departamentos enteros, creaban además sus propios chats aparte.

De ahí vino la idea: si ya nos resulta cómodo hablar de los proyectos en Telegram, ¿por qué tenemos que seguir las tareas y los compromisos en otro sitio y no allí mismo?

Ya tenía experiencia creando un servicio en Telegram. En 2020, mi socio y yo lanzamos @AlertStocksBot, un bot para inversores que envía avisos personales cuando se mueven las cotizaciones o se acerca el pago de dividendos. Conocíamos Telegram al dedillo.

Después, en 2021, Telegram lanzó una API estable que permitía crear aplicaciones web completas, no solo bots sencillos.

Así que decidí intentarlo y, como era de esperar, por el camino me topé con un montón de preguntas, que respondo con detalle en este artículo.

¿Cómo va a competir UTasks con los grandes como Jira?

Muchas empresas rusas usan los productos de Atlassian, Jira y Confluence, para gestionar proyectos. Son las herramientas estándar de facto para los desarrolladores de todo el mundo.

Lo de Jira es que ofrece un número enorme de opciones de personalización. Puedes diseñar tu propio sistema de gestión de equipos y montar una metodología de proyectos totalmente a medida.

En Rusia, Yandex hace algo parecido con Yandex Tracker. Lo que pasa con estas herramientas es que son monstruosamente grandes, y la mayoría de los equipos simplemente no necesitan tanto. Dicho esto, quienes usan Yandex Tracker o Jira para proyectos serios a menudo están bastante dispuestos a usar algo como nuestra app para el trabajo más ligero.

Así que no intentamos conquistar el mercado de los gestores de tareas corporativos. Nos posicionamos de forma más modesta.

Vale, pero ¿no hay ya gestores de tareas más sencillos y amigables?

No hace falta un Porsche para ir del punto A al punto B. Hay coches más sencillos y asequibles que cumplen igual de bien.

Con los gestores de tareas pasa lo mismo. Yo siempre he llevado mis tareas y proyectos en herramientas pequeñas y ligeras como Todoist, Things o TickTick. Tienen interfaces limpias y funcionan genial para proyectos personales sencillos y listas de pendientes.

Pero todas estas apps comparten un punto débil serio: se quedan cortas cuando se trata de colaborar de verdad en equipo.

Para incorporar aunque sea a un equipo pequeño hay que pasar por un número absurdo de trámites. Algunas, técnicamente, tienen funciones de equipo, pero en la práctica resultan torpes y poco naturales.

El flujo típico es así: creas un proyecto en Todoist → reúnes al equipo para hablar de las tareas en un chat de Telegram → vuelves a Todoist para apuntarlo todo → regresas al chat para dejar el enlace a la tarea.

Estos roces lo ralentizan todo. Y si quieres tener todas las funciones que necesitas en una sola herramienta, te ves obligado a pasar a todo el equipo a algo como Jira o Asana y dedicar semanas a que todos se pongan al día.

Queríamos reunir en una sola herramienta la sencillez y una comunicación fluida.

Basta con añadir UTasks a cualquier chat compartido para poder asignar tareas a sus miembros: tú a ellos y ellos a ti. Escribe el título de la tarea, pon una fecha, elige a un asignado del chat y listo. Eso es todo.

El chat se convierte en la base de un proyecto compartido. Además, tienes tus listas de tareas personales, todo en un mismo sitio. Puedes mover tareas libremente entre los proyectos personales y los compartidos.

¿Por qué precisamente Telegram?

Ahora mismo, Telegram es el mensajero más cómodo del mundo. WhatsApp tiene más público, pero es más difícil de usar. Lo que en WhatsApp lleva tres toques, en Telegram lleva dos, y lo que en WhatsApp lleva dos, en Telegram lleva uno.

Telegram, además, crece rápido y con paso firme. La app ya supera los 800 millones de usuarios y, al ritmo actual, probablemente llegue a mil millones a finales del año que viene.

Por eso creo que ahora es justo el momento de que se forme un ecosistema completo alrededor de Telegram. Ese ecosistema ya incluye cosas como la app de criptomonedas Wallet, y creo que un gestor de tareas encaja igual de bien.

Desde el principio diseñamos la aplicación web de UTasks para que se sintiera nativa dentro de Telegram y no un añadido. Tras nuestra última actualización, se ve totalmente integrada, que es justo lo que buscábamos.

¿De dónde sale el dinero?

Al principio financié el proyecto yo mismo: puse varios millones de rublos de mi bolsillo. Con mis socios reunimos un equipo fuerte: desarrolladores, un diseñador, un especialista en redes sociales, un ingeniero de QA y un ingeniero de DevOps.

Los ahorros se fueron bastante rápido, y pronto supe que no tardaríamos en necesitar inversión externa.

A los seis meses de desarrollo cerramos una ronda: un ticket estándar para esta fase, de unos cientos de miles de dólares, de un inversor ángel al que conocía personalmente.

Esa ronda nos dio tiempo y recursos para escalar. Aunque ahora mismo no nos centramos en crecer a cualquier precio: primero queremos dar con el canal de captación adecuado.

¿Cuál es el público objetivo?

Construyas lo que construyas, otros fundadores siempre te harán esta pregunta. Sinceramente, en el caso de UTasks me descoloca, porque de verdad creo que cualquier usuario de Telegram es un cliente potencial.

Pero, hablando en serio, vamos a probar la demanda en varios grupos:

• Profesionales de la tecnología. No solo desarrolladores: también product managers, project managers y otros miembros de equipos de TI.
• Freelancers. Personas que trabajan con varios clientes a la vez y necesitan controlar todos sus acuerdos y entregas.
• Profesionales creativos. Diseñadores, redactores, especialistas en redes sociales y similares.
• Pequeñas empresas. Por ejemplo, una pequeña floristería o un taller mecánico que necesita seguir unos cuantos pedidos a la vez.

La última hipótesis ya está confirmada: un par de docenas de emprendedores de nuestro entorno, incluidos algunos que viven en el extranjero, empezaron a usar la app activamente. Nos dan su opinión a diario y nos cuentan qué quieren ver a continuación.

Uno de ellos resultó estar tan entusiasmado con el producto que nos trajo más de cien usuarios. ¿Cómo? Simplemente añadió el bot a todos los chats en los que ya estaba.

En nuestro marketing contamos con embajadores como él para que la palabra se difunda de forma natural.

¿Cómo va a ganar dinero UTasks?

Apostamos por el clásico modelo de suscripción y lo mantuvimos sencillo, sin una estructura de planes complicada. Solo dos planes: uno gratuito y uno de pago.

Por ejemplo, solo los suscriptores de pago pueden organizar los proyectos en carpetas, una forma práctica de tener bien separados los proyectos de trabajo y los personales.

Fijamos el precio del plan de pago de forma sencilla: miramos lo que cobra la competencia y nos quedamos un poco por debajo. La suscripción mensual cuesta 249 rublos y la anual, 2190. Como se dice en el mundo de las startups, menos que un café.

¿Cuáles son los objetivos?

Crecimiento: nuestro objetivo principal para el próximo mes es llegar a 1000 usuarios de pago. Al mismo tiempo, buscamos un canal de captación en el que el coste de conseguir un usuario se recupere en seis meses, idealmente en tres.

Empezamos por Rusia y la CEI porque entendemos cómo se usa Telegram aquí y conocemos la forma de trabajar local. Cuando hayamos demostrado que el modelo funciona aquí, pasaremos a los mercados internacionales: Irán, India, Indonesia y América Latina.

Producto: muy pronto lanzaremos tres funciones clave:

• Archivos adjuntos. Está en la lista; simplemente aún no hemos llegado. Será una función de pago.
• Varios idiomas. Cuando lanzamos, la escala internacional parecía lejana, pero nuestra primera ola de usuarios demostró lo contrario. Ahora mismo la app funciona en tres idiomas: ruso, inglés y español. Pronto llegarán el persa y el portugués.
• Subproyectos. Hoy un proyecto está ligado a un único grupo de Telegram, pero dentro de un mismo grupo la gente suele llevar varios miniproyectos. Vamos a admitir subproyectos anidados con sus propias listas de tareas.

Experimento:

También tenemos en mente una función poco convencional para los freelancers. Más adelante nos gustaría añadir la posibilidad de asignar un importe a una tarea.

El flujo funcionaría así: el autor de la tarea fija el precio acordado en un campo específico → el freelancer completa la tarea → el autor confirma que está hecha → el asignado cobra automáticamente, en ese mismo momento.

Todos los pagos se hacen dentro de Telegram. El asignado puede retirar los fondos a dinero normal, directamente a su tarjeta, en cualquier momento.

Cuando tengamos el público, nos gustaría explorar esta línea. Si eres freelancer, ¿te resultaría útil?

Y una pregunta para todos: ¿qué te parece el gestor de tareas? ¿Te dan ganas de probarlo?

Me encantará conocer tu opinión, y espero verte en UTasks.

Denis, diciembre de 2023